Die führende Software-Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen.
ab $ 259,00 (zzgl. MwSt)
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Erfahren Sie wie Sie als Geschäftsführer, IT-Administrator oder als Anwender von der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server profitieren können. Jetzt Produktvideo ansehen oder kostenloses Webinar buchen.
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. MailStore Server berücksichtigt alle relevanten rechtlichen Anforderungen und ermöglicht eine rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails und Dateianhänge (nach GoBD und DSGVO). Lesen Sie unseren kostenlosen Leitfaden, wenn Sie mehr erfahren wollen.
Mit Hilfe von MailStore Server kann Ihr Unternehmen alle relevanten rechtlichen Anforderungen an ein E-Mail-Archiv erfüllen.
MailStore Server wird regelmäßig durch einen unabhängigen IT Revisor zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. In Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Anforderungen. Somit ermöglicht MailStore Server bei sachgerechter Anwendung eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung. Die aktuelle Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 können Sie hier herunterladen: Softwarebescheinigung MailStore Server 24.4 (PDF)
MailStore Server ist neben dieser Zertifizierung zudem DSGVO-zertifiziert. Diese Zertifizierung belegt, dass MailStore Server bei einer sachgerechten Anwendung, eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO ermöglicht. Die offizielle Bescheinigung über das Prüfungsergebnis für MailStore Server kann, von unseren Kunden und Partnern, bei Interesse gerne über [email protected] angefragt werden.
Das Bundesfinanzministerium hat bereits am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Schon bei der Zertifizierung von MailStore Server 9 wurde der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art. Weitere Details zu den GoBD finden Sie im MailStore-Blog.
Vollständigkeit der Archivierung durch Journaling
MailStore Server ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden.
Originalgetreue Archivierung
Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.
Manipulationssichere Speicherung
Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und einer internen AES256-Verschlüsselung hilft MailStore Server die archivierten Daten vor Manipulationen zu schützen.
Manipulationssichere Exporte
E-Mails können bei Bedarf aus dem Archiv heraus exportiert und in Standard-Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden. Die exportierten E-Mails entsprechen in jeder Hinsicht dem Original. Exportierten E-Mails kann eine kryptografische Signatur hinzufügt werden, um sie auch außerhalb des Archivs vor Manipulationen zu schützen.
Aufbewahrungsrichtlinien
Administratoren können durch individuelle Aufbewahrungsrichtlinien vollständige Kontrolle darüber behalten, wie lange unterschiedliche Arten von E-Mails archiviert werden. Sie können selbst definieren, ob und wann E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden und somit unterschiedlichen rechtlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen gerecht werden. Diese Richtlinien können außerdem bei der Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) helfen.
Legal Hold
Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsrichtlinien usw. keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.
Protokollierung
MailStore Server protokolliert alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion.
Auditor-Zugriff
Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden.
Das Technologiekonzept von MailStore Server bietet Ihnen nicht nur eine flexible Archivierung, sondern auch einen schnellen Suchzugriff, einen unkomplizierten Export aller Daten und umfassende Features zur Rechtssicherheit.
MailStore Server unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden. E-Mails können aus bestehenden Postfächern, öffentlichen Ordnern, E-Mail-Clients, PST-Dateien oder automatisch bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Setzen Sie Ihre individuellen Anforderungen einfach und passgenau um.
Kern des MailStore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externe Datenbank benötigt und vom Setup an bereit steht. Auf dieser Grundlage kann eine einzelne Installation problemlos bis zu 2.000 Benutzer und entsprechend wachsende E-Mail-Volumen über Jahre hinweg effizient verwalten.
Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access auf das Archiv zugreifen. E-Mails können dabei über eine schnelle Volltextsuche und über die ursprüngliche Ordnerstruktur gefunden und bei Bedarf per One-Click-Restore wiederhergestellt werden.
MailStore Server ist keine Einbahnstraße. Sie können einzelne E-Mails, Ordner, Postfächer oder sogar alle archivierten E-Mails in einem Schritt und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Dies garantiert Ihrem Unternehmen eine langfristige Unabhängigkeit – auch von MailStore Server selbst.
Neben regelmäßigen Zertifizierungen ermöglicht ein umfassendes Technologiekonzept, dass Ihr Unternehmen alle relevanten rechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen kann. Dazu zählen die Vollständigkeit der Archivierung, Manipulationssicherheit, Protokollierung und Aufbewahrungsrichtlinien.
Jede neue Version des MailStore Servers wird durch einen unabhängigen IT-Revisor nach IDW PS 880 und DSGVO zertifiziert. Die Prüfungsergebnisse stehen hier für Sie als Download bereit.
Über den MailStore Client können alle administrativen Aufgaben zentral ausgeführt werden.
Archivierungsaufgaben werden in Form von Profilen gespeichert, die manuell oder zeitgesteuert ausgeführt werden können.
E-Mails werden im Archiv immer einzelnen Benutzern bzw. ihren Besitzen zugeordnet.
Benutzer können manuell angelegt oder mit dem Active Directory bzw. einem generischen LDAP-Server abgeglichen werden.
In den Compliance-Einstellungen können beispielsweise Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Hold konfiguriert werden.
Über die Auditing-Funktion kann festgelegt werden, welche Benutzeraktivitäten protokolliert werden sollen.
Das Gesamtarchiv kann aus beliebig vielen Archivspeichern zusammengesetzt werden. Diese können im Dateisystem oder auf Basis von Microsoft SQL Server bzw. PostgreSQL angelegt werden.
Suchindizes, die pro User und pro Archivspeicher angelegt werden, ermöglichen einen schnellen Suchzugriff auf das Archiv.
Die Datensicherung kann über eine integrierte Backup-Funktion oder über eine externe Backup-Software erfolgen.
Alle archivierten E-Mails können ohne Informationsverlust und auf verschiedenen Wegen aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.
Das MailStore Outlook Add-in integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und kann von allen Anwendern intuitiv genutzt werden.
Über die erweiterte Suche des Outlook Add-ins können auch komplexe Suchabfragen formuliert werden.
Der responsive MailStore Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über einen beliebigen Internet-Browser – auch über Smartphones und Tablets.
MailStore Produktvideo Teil 1
MailStore Produktvideo Teil 2
MailStore Produktvideo Teil 3
MailStore Gateway
MailStore Server Lizenzierung
Mit Hilfe der MailStore App für Outlook (für alle Outlook Versionen mit App Unterstützung) und des MailStore Outlook Add-in (für alle Outlook Versionen ohne App Unterstützung) können Anwender schnell und einfach auf ihr Archiv zugreifen:
Sie können MailStore Server innerhalb weniger Minuten auf einem gängigen Windows-System installieren und 30 Tage lang kostenlos testen.
Mit über 100.000 Kunden zählt MailStore Server zu den weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösungen. Erfahren Sie, wie unsere Kunden die Vorteile von MailStore in der Praxis nutzen: Case Studies lesen
Hier finden Sie Antworten auf die meistgestellten Fragen zu MailStore Server. Haben Sie eine Frage, die hier nicht beantwortet wird? Dann schauen Sie auch auf unsere umfangreiche FAQ-Seite oder kontaktieren Sie uns.
MailStore Server unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme (z.B. Microsoft 365, Microsoft Exchange Server, Google Workspace, MDaemon, IceWarp, Kerio Connect, IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server). E-Mails können aus bestehenden Postfächern, öffentlichen Ordnern, E-Mail-Clients, PST-Dateien oder automatisch bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Bitte beachten Sie die Systemanforderungen.
MailStore Server ist als Starterpaket schon ab $ 259,00 erhältlich (zzgl. MwSt.). Das Starterpaket beinhaltet die Lizenz für MailStore Server mit vollem Funktionsumfang für bis zu fünf Benutzer. Ein Jahr Standard Update & Support Service ist inklusive. Kalkulieren Sie Ihr individuelles MailStore Server-Paket in unserem Preiskalkulator.
MailStore Server ist grundsätzlich für Unternehmen bis 2.000 Benutzer einsetzbar. Für Neukäufe bieten wir ein Starterpaket an, das für bis zu fünf Benutzer verwendet werden kann. Die Mindestbestellmenge für Erweiterungskäufe beträgt fünf Benutzerlizenzen. Ein Jahr Update & Support Service ist bei Neubestellungen im Kaufpreis enthalten. Bei Erweiterungskäufen ist das Laufzeitende des Update & Support Services identisch mit dem Laufzeitende für die bereits existierenden Benutzerlizenzen. Weitere Informationen zu Benutzerlizenzen finden Sie in unseren FAQ.
Die Software wird als Download bereitgestellt. Nach Zahlungseingang wird ein digitaler Produktschlüssel per E-Mail übermittelt. Die Software können Sie sich von unserer Website herunterladen.
Beim Erwerb einer MailStore Server-Neuinstallation, mit der die Lösung eines Wettbewerbers abgelöst wird, gewähren wir einmalig einen Rabatt von 50 Prozent im Rahmen unseres „Competitive Upgrades“. Bitte beachten Sie die Bedingungen, die unter folgendem Link aufgelistet sind: Wechseln Sie noch heute.
MailStore Server legt perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. MailStore Server ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann u.a. bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Mit der Hilfe von Aufbewahrungsrichtlinien kann er sogar festlegen unter welchen Voraussetzungen E-Mails aus dem Archiv automatisch gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails und deren Anhänge ermöglichen.
MailStore Server ist als tausendfach erprobte Standard-Software einfach und schnell einsetzbar und dennoch, auch bei hohen Anforderungen, wartungsarm und zuverlässig. 92,5% unserer Kunden bewerten ihre allgemeine Kundenzufriedenheit mit „zufrieden“ oder „sehr zufrieden“.
Wenn Sie Fragen zum Thema E-Mail-Archivierung oder zu MailStore Server haben, kontaktieren Sie uns noch heute.
Telefon: +49 (0)2162 - 50299-0 E-Mail: [email protected]
Hier finden Sie weitere hilfreiche Links und Ressourcen zu MailStore Server.
MailStore Server 24.4
Referenzen
